Офіційно-діловий стиль мовлення

Офіційно-діловий стиль – це ключовий інструмент для ефективної взаємодії в суспільстві, яке функціонує за правилами та нормами.

Його не просто використовують – на ньому працюють цілі державні системи, освітні установи, бізнес-структури та міжнародні організації.

У сучасному суспільстві, де все більше процесів переходить в електронний формат, вимоги до точності, нормативності та уніфікації мовлення зростають.

Саме офіційно-діловий стиль забезпечує зрозумілу, однозначну, юридично коректну комунікацію між громадянами, організаціями та державою.

Факти:

Понад 80% документації у державному та корпоративному секторі оформлюється в офіційно-діловому стилі.
Недотримання мовних норм у ділових документах може призвести до юридичних наслідків, фінансових втрат або відмови в обслуговуванні (наприклад, неправильно оформлена заява чи скарга).
У професійній діяльності кожного працівника (від бухгалтера до педагога) щодня виникає потреба в складанні, читанні або розумінні ділових текстів.

Роль у різних сферах

У діловому спілкуванні: укладання договорів, ведення листування, оформлення звітів.
У правовому полі: створення нормативно-правових актів, подання заяв, скарг, звернень.
В освітньому середовищі: написання характеристик, наказів, протоколів, сертифікатів.
В адміністративній сфері: розпорядча документація, службові записки, посадові інструкції.
У повсякденному житті: оформлення запитів, підписання угод, написання скарг чи звернень.

Мета статті

Чітко окреслити, що таке офіційно-діловий стиль.
Розкрити його структуру, функції, мовні особливості.
Навести конкретні приклади, як його правильно використовувати в різних життєвих і професійних ситуаціях.
Надати практичні поради, які допоможуть писати грамотно, впевнено й ефективно.

Коротке визначення

Офіційно-діловий стиль мовлення – це функціональний різновид української літературної мови, який використовується для оформлення ділових, адміністративних, правових, управлінських та офіційних текстів.

Йому властива нормативність, точність, стандартизованість, безособовість і логічна структура викладу.

Серед п’яти функціональних стилів української мови (наукового, публіцистичного, художнього, розмовного та офіційно-ділового) саме офіційно-діловий забезпечує регламентовану, документальну, формальну комунікацію.

Він – “мовна основа” закону, угоди, рішення, наказу.

Загальна характеристика офіційно-ділового стилю

Визначення

Офіційно-діловий стиль – це стиль мовлення, призначений для регламентації відносин між державою та громадянами, між організаціями, а також у межах інституційної взаємодії (усередині органів влади, бізнесу, освіти тощо).

Це мова документів, правил, норм, угод, офіційних повідомлень.

Основні функції

Функція	Що виконує	Приклад
Інформаційна	Донесення чіткої, правдивої та перевіреної інформації	Службова записка, пояснювальна, довідка
Регулятивна	Встановлює правила, обов’язки, обмеження	Закон, інструкція, наказ
Комунікативна	Забезпечує офіційне спілкування між сторонами	Діловий лист, запит, відповідь
Правова	Створює юридичні підстави та наслідки	Договір, постанова суду, заява

Інсайт: кожне слово в діловому документі має юридичну вагу – невдала формулювання може змінити зміст і спричинити правові наслідки. Саме тому в цьому стилі важлива однозначність і відсутність двозначностей.

Основні сфери вживання

1. Органи державної влади

Оформлення постанов, указів, наказів, звітів, запитів.

Приклад: Указ Президента, наказ МОН, податкове повідомлення.

2. Місцеве самоврядування

Розпорядження голів громад, протоколи засідань, рішення рад.

Приклад: протокол сесії міської ради, рішення про виділення земельної ділянки.

3. Освіта

Накази про зарахування, характеристики, довідки, акти.

Приклад: характеристика учня, наказ про атестацію, звіт директора.

4. Юриспруденція

Позовні заяви, договори, свідоцтва, рішення суду.

Приклад: договір оренди, позов про аліменти, ухвала суду.

5. Бізнес і комерція

Контракти, рахунки, акти виконаних робіт, листи-повідомлення.

Приклад: комерційна пропозиція, договір на поставку, гарантійний лист.

6. Військова сфера

Накази, ротаційні розпорядження, інструкції, рапорти.

Приклад: рапорт на відпустку, наказ про переведення.

7. Міжнародна дипломатія

Ноти, меморандуми, конвенції, офіційне листування між країнами.

Приклад: дипломатична нота протесту, двосторонній договір.

Практична порада: якщо ви працюєте у сфері, де маєте справу з документами – складіть список типових текстів, які потрібно оформлювати. Підготуйте шаблони, зразки й мовні конструкції для кожного виду документа – це зменшить кількість помилок і підвищить ефективність.

Особливості офіційно-ділового стилю мовлення

Офіційно-діловий стиль – це не просто форма спілкування.

Це мовний інструмент, що виконує функції регулювання, фіксації, організації суспільних відносин.

Його ефективність залежить від дотримання чітких мовних і стилістичних норм, які забезпечують точність, однозначність і правову значущість інформації.

Мовні риси

Стандартизованість і шаблонність конструкцій

Офіційно-ділові тексти будуються за сталими зразками. Це прискорює складання документів і спрощує сприйняття.

Приклад:

“На підставі наказу…”;
“У зв’язку з…”;
“Просимо надати…”.

Порада: використовуйте перевірені шаблони – це не ознака слабкості, а спосіб уникнути помилок і забезпечити юридичну точність.

Однозначність термінів

Кожне слово повинно мати лише одне значення в контексті.

Неприпустиме використання багатозначних, образних чи двозначних формулювань.

Приклад:

“Сторона договору” має чітке правове значення і не замінюється словом “учасник” без уточнення.

Інсайт: юридичні спори часто виникають через неточне вживання термінів. Одне слово може змінити зміст документа.

Відсутність емоційності

Офіційно-діловий стиль виключає суб’єктивність і оцінні судження.

Мета – фіксація фактів, а не висловлення думок.

Неправильно: “Ми щиро вдячні вам за приємну співпрацю”;
Правильно: “Партнерська співпраця здійснювалася відповідно до умов договору №…”.

Вживання усталених мовних формул

Це стандартні мовні конструкції, що закріпилися у практиці ділового мовлення і мають стабільне значення.

Приклади:

“Прошу звільнити за власним бажанням”;
“Додаток: на 2 арк. в 1 прим.”;
“Згідно з п. 3.2 Угоди…”.

Використання пасивних конструкцій

Пасивний стан (наприклад, “було підписано”, “наказано”, “створено комісію”) використовується для відстороненого, нейтрального викладу подій, коли суб’єкт дії не є важливим.

Приклад:

Активно: “Комісія перевірила документи”;
Пасивно: “Документи були перевірені комісією” (стильово доречніше).

Чітка логічна структура речень

Речення повинні бути структурованими, граматично правильними та послідовними.

Складнопідрядність і ділові звороти мають бути обґрунтованими. Уникайте надмірної складності.

Точність і лаконічність викладу

Кожне речення має містити одну смислову одиницю.

Надмірність, повтори, пояснення “на пальцях” – недопустимі.

Порада: ставте собі запитання: “Чи можна скоротити без втрати сенсу?” Якщо так – скорочуйте.

Лексичні особливості

Ділова та юридична термінологія

Це лексика, яка забезпечує офіційний статус документа.

Вона формує юридичну силу тексту.

Приклади: “правоохоронний орган”, “контрагент”, “реєстраційний номер”, “акредитована особа”.

Інсайт: термінологія має відповідати чинному законодавству та діловим стандартам.

Вживання канцеляризмів

Це службова лексика, характерна для офіційних документів.

Хоча в публіцистиці вона вважається стилістичним недоліком, тут – норма.

Приклади: “повідомляється”, “доводиться до відома”, “установлено”, “видається наказ”.

Уникнення образної лексики, сленгу, просторіч

Будь-які емоційно забарвлені, художні чи розмовні слова недоречні.

Не можна: “Чудова співпраця”, “Провели блискучу презентацію”;

Правильно: “Презентація відбулася відповідно до програми заходу”.

Граматичні та синтаксичні риси

Переважання складнопідрядних речень

Складнопідрядні конструкції дають змогу чітко структурувати зв’язки між фактами, умовами, обставинами.

Приклад: “У разі порушення умов договору, відповідно до п. 5.4, Сторона має право…”

Інфінітивні конструкції

Формулювання типу “зобов’язаний виконати”, “має право подати”, “необхідно надати” характерні для наказових, регулятивних і правових формулювань.

Формальний стиль звертань

Уживаються офіційні звертання без емоційного забарвлення.

Приклади:

“Шановний пане Голово”;
“До відома керівника установи”;
“Заявник звертається з проханням…”.

Стилістичні ознаки

Безособовість

Фокус не на виконавцеві, а на дії або результаті.

Приклад: “Розпорядження видано”, “Питання вирішується”.

Об’єктивність

Тексти не мають відображати думки автора.

Вони репрезентують факти, рішення, норми.

Неправильно: “На нашу думку, ситуація є критичною”;

Правильно: “Згідно з висновком комісії, ситуація класифікується як надзвичайна”.

Чіткість і нормативність

Тексти повинні відповідати мовним нормам, стилістичним стандартам, вимогам законодавства та ділового етикету.

Помилки неприпустимі, адже можуть призвести до юридичних наслідків.

Орфографія й пунктуація

Неухильне дотримання норм сучасної української мови – це не формальність, а правовий стандарт.

Помилка в даті, номері, прізвищі, пунктуації може зробити документ недійсним.
Використання апострофів, великих літер, розділових знаків має відповідати офіційним нормам.

Порада: перед поданням будь-якого документа перевіряйте орфографію та пунктуацію за “Українським правописом» та редактором онлайн (на кшталт LanguageTool чи Microsoft Editor).

Офіційно-діловий стиль – це правила, точність, відповідальність.

Він не допускає довільності, але дає змогу чітко, лаконічно, юридично грамотно передавати важливу інформацію.

Опанування цього стилю – практичний навик, що підвищує вашу ефективність у навчанні, роботі та суспільному житті.

Підстилі офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль мовлення охоплює низку підстилів, кожен з яких має власну сферу застосування, мовні особливості та типові документи.

Знання цих підстилів допомагає точно орієнтуватися в комунікації з органами влади, у бізнесі, юридичній чи міжнародній сфері.

Адміністративно-канцелярський підстиль

Сфера застосування:

Діяльність органів виконавчої влади
Діловодство підприємств, установ, закладів освіти

Типові документи:

Накази;
Розпорядження;
Довідки;
Протоколи;
Акти;
Службові листи.

Мовні риси:

Використання стандартизованих формул: “Відповідно до…”, “Згідно з наказом…”, “Прошу надати…”;
Пасивні конструкції: “Розпорядження було передано”, “Документ подано на розгляд”;
Відсутність емоційності, чітка логіка викладу.

Практична порада: створюючи документи цього підстилю, використовуйте шаблони (бланки) та перевірені формулювання. Це не лише прискорює оформлення, а й гарантує відповідність до норм діловодства.

Законодавчий підстиль

Сфера застосування:

Верховна Рада України;
Кабінет Міністрів України;
Органи місцевого самоврядування;
Судова влада.

Типові документи:

Конституція;
Закони;
Кодекси;
Постанови;
Регламенти;
Укази.

Мовні риси:

Максимальна юридична точність, однозначність;
Повторення понять для правової ясності: “Особа, яка вчинила правопорушення, несе відповідальність…”, “Суб’єкт господарювання має право…”;
Відсутність стилістичної гнучкості, жорстка термінологія.

Практична порада: при читанні або складанні законодавчих документів завжди звертайте увагу на визначення термінів у вступі – навіть одне слово може принципово змінити правове тлумачення.

Дипломатичний підстиль

Сфера застосування:

Міжнародні відносини;
Дипломатичне листування;
Переговори, ноти, меморандуми.

Типові документи:

Дипломатичні ноти;
Декларації;
Комюніке;
Угоди;
Протоколи зустрічей.

Мовні риси:

Висока формальність + тактовність;
Ввічливі обтічні конструкції: “Сторона висловлює занепокоєння…”, “З повагою просимо розглянути…”;
Часте використання нейтральної багатозначної лексики, що залишає простір для політичного маневру.

Інсайт: дипломатичні тексти не завжди говорять прямо. Їхня сила – у підтексті. Навіть фраза “береться до уваги” може мати відтінок дипломатичної критики або ігнорування.

Юридичний підстиль

Сфера застосування:

Правова діяльність;
Юридичні консультації;
Судові документи.

Типові документи:

Позовні заяви;
Угоди;
Контракти;
Акти прийому-передачі;
Претензії;
Скарги.

Мовні риси:

Надзвичайна точність і формалізм;
Юридична термінологія: “правоздатність”, “відповідальність”, “сторона договору”, “судова інстанція”;
Використання умовних і пасивних конструкцій: “У разі невиконання умов…”, “Договір укладено сторонами…”.

Порада: завжди консультуйтесь з юристом при складанні документів цього типу. Юридична помилка в одному формулюванні може спричинити фінансові втрати або програш у суді.

Військово-офіційний підстиль

Сфера застосування:

Армія;
Збройні сили;
Оборонні структури.

Типові документи:

Накази командира;
Рапорти;
Військові інструкції;
Статути;
Донесення.

Мовні риси:

Чіткість, категоричність, стислість;
Використання командної лексики: “Наказую:…”, “Доповісти про виконання”;
Відсутність двозначностей або вільних трактувань.

Практичний приклад: рапорт – це короткий службовий документ, що починається зі звертання (“Товаришу капітане!”) і викладає суть питання лаконічно: “Прошу надати відпустку у зв’язку з сімейними обставинами на три доби з 20.04 по 22.04.2025 року”.

Бізнесово-комерційний підстиль

Сфера застосування:

Підприємництво;
Фінансові установи;
Торговельна діяльність.

Типові документи:

Комерційні пропозиції;
Договори постачання;
Акцепти;
Рахунки-фактури;
Листи-запити, листи-пропозиції.

Мовні риси:

Конкретність, орієнтація на результат;
Комбінація стандартних формул з гнучкістю: “Пропонуємо співпрацю на вигідних умовах…”, “Готові надати знижку за умови…”;
Часте використання економічних термінів: “аванс”, “гарантія”, “контрагент”, “зобов’язання”, “платіж”.

Практична порада: уникайте емоційних або надмірно рекламних фраз у діловому листуванні. Замість “Наші послуги найкращі” напишіть “Пропонуємо рішення, яке вже впроваджено у 120+ компаніях України” – це працює краще.

Підсумок

Підстиль	Головна мета	Основна риса	Типові документи
Адміністративно-канцелярський	Внутрішнє управління та звітність	Стандартизованість	Накази, довідки, листи
Законодавчий	Нормативно-правове регулювання	Однозначність, формалізм	Закони, кодекси, постанови
Дипломатичний	Міжнародна комунікація	Тактовність, формулювання-покриття	Ноти, угоди, меморандуми
Юридичний	Юридичні зобов’язання та права	Термінологічна точність	Контракти, заяви, угоди
Військово-офіційний	Службова дисципліна та управління	Лаконічність, категоричність	Рапорти, накази, інструкції
Бізнесово-комерційний	Співпраця, продажі, пропозиції	Орієнтація на результат	Пропозиції, рахунки, договори

Види документів офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль охоплює велику групу документів, які регулюють адміністративну, правову, управлінську, трудову, господарську й соціальну діяльність.

Їх об’єднують чітка структура, стандартизовані мовні форми, відсутність емоційності та суворе дотримання правових і мовних норм.

Розпорядчі документи

Призначення: регулювання управлінських рішень, надання повноважень, встановлення обов’язків або змін у роботі.

Основні види:

Наказ – обов’язкове для виконання рішення керівника, яке стосується організації праці, дисципліни, призначень.
Розпорядження – управлінський документ короткотермінової дії, часто використовується в межах одного підрозділу.
Постанова – документ колегіального органу (наприклад, Кабінету Міністрів), що встановлює норми, вимоги або завдання.

Структура наказу:

Назва документа;
Дата і номер;
Заголовок до тексту;
Текст (розпорядча частина: що, коли, хто виконує);
Підпис керівника.

Практична порада:

Формулювання дій у наказі завжди в інфінітиві: “Призначити”, “Затвердити”, “Відправити”.
Один абзац – одна дія. Уникайте багатозначних речень.

Інформаційні документи

Призначення: фіксація фактів, інформування про події, оцінки ситуацій або результатів роботи.

Основні види:

Довідка – підтверджує певні факти (навчання, стаж, місце роботи).
Акт – складається комісією, щоб зафіксувати факт (інвентаризація, порушення, подія).
Звіт – аналітичний документ, що містить оцінку виконаної роботи, підсумки.
Протокол – фіксує хід і рішення засідань, зборів, нарад.

Структура звіту:

Вступ: мета діяльності;
Основна частина: зміст виконаної роботи;
Підсумки, висновки, проблеми;
Пропозиції (за потреби).

Приклад: протокол №3 загальних зборів педагогічної ради від 10.02.2025. Присутні: 28 осіб. Головував: директор закладу. Порядок денний: 1) Результати атестації педагогів…

Порада: інформаційні документи мають бути фактологічно точними, без коментарів або оціночних суджень (окрім звітів).

Документи з правових питань

Призначення: регулювання правових відносин між фізичними та юридичними особами.

Основні види:

Заява – особисте звернення до установи з проханням, вимогою, пропозицією.
Договір / угода – двосторонній чи багатосторонній документ, що визначає права та обов’язки сторін.
Законодавчі акти – офіційні документи органів влади, що мають юридичну силу (закони, кодекси, укази).

Структура заяви:

Адресат (посада, установа);
Від кого (ПІБ, контактні дані);
Слово “Заява”;
Суть прохання чітко, в одному абзаці;
Дата, підпис.

Інсайт: чим коротша й чіткіша заява – тим швидше її розглянуть. Уникайте емоцій та зайвих пояснень.

Практична порада: договір має чітко формулювати відповідальність сторін. Завжди зазначайте терміни, суми, порядок вирішення спорів.

Документи зовнішнього спілкування

Призначення: офіційна комунікація між установами, організаціями та особами.

Основні види:

Супровідний лист – додається до документації;
Інформаційний лист – повідомляє про події, зміни, заходи;
Запит – прохання про надання інформації, документа;
Відповідь – реакція на запит, звернення;
Гарантійний лист – підтверджує готовність виконати певні зобов’язання.

Приклад: просимо надати копії актів виконаних робіт за період з 01.01 по 01.03.2025. Додатки: – Копія договору №12/2024 від 01.12.2024″.

Порада: зовнішні листи мають бути ввічливими, чіткими й аргументованими. Використовуйте усталені конструкції: “Надсилаємо вам…”, “Інформуємо про…”, “Згідно з…”.

Документи кадрового призначення

Призначення: оформлення прийому, звільнення, переміщення, атестації, оцінки персоналу.

Основні види:

Резюме – стислий опис освіти, досвіду, навичок;
Автобіографія – опис життєвого шляху у вільній формі;
Характеристика – оцінка ділових і особистісних якостей працівника;
Наказ про прийом на роботу – офіційне оформлення трудових відносин.

Структура резюме:

ПІБ, контактні дані;
Мета (посада);
Освіта;
Досвід роботи;
Навички;
Додаткова інформація (курси, мови, сертифікати).

Інсайт: резюме читають у середньому 6-8 секунд. Формулюйте коротко, виділяйте головне, уникайте загальних фраз типу “відповідальний, пунктуальний”.

Порада: для характеристики використовують мовні шаблони: “Проявляє ініціативу”, “Добре виконує службові обов’язки”, “Уміє працювати в команді”.

Офіційно-ділові документи – це не просто “папери”, а засіб управління, доказ у правових спорах, інструмент прийняття рішень.

Їх грамотне оформлення – це репутація установи й ефективність комунікації.

Володіння цим стилем – важлива професійна навичка XXI століття, яка значно спрощує співпрацю, зменшує кількість помилок і непорозумінь.

Пам’ятайте: чіткий документ = швидке рішення.

Мовні кліше та зразки конструкцій

Типові початки, закінчення, формули ввічливості

Мовні кліше – це стандартизовані мовні формули, які використовуються в офіційно-діловому стилі для чіткого структурування інформації, уникнення двозначностей і забезпечення зрозумілості документів.

Вони формують “каркас” ділового мовлення.

Типові початки документів:

“Відповідно до…” (нормативний акт, договір, положення);
“На підставі…” (документи, факти, доручення);
“З метою…” (ціль дії або документа);
“У зв’язку з…” (пояснення причин);
“Беручи до уваги…” (обґрунтування рішень);
“Згідно з…” (регламентована дія).

Типові завершення:

“Про результати повідомити…”;
“Контроль за виконанням покласти на…”;
“У разі виникнення питань просимо звертатися…”;
“Про прийняте рішення буде повідомлено додатково”.

Формули ввічливості:

“З повагою”,”«Щиро вдячні за співпрацю”, “Просимо вибачення за тимчасові незручності”;
“Будемо вдячні за оперативну відповідь”, “Просимо сприяння у вирішенні питання”.

У діловому листуванні бажано уникати надмірної емоційності.

Ввічливість має бути стриманою, проте обов’язковою.

Приклади конструкцій для різних типів документів

Наказ: “На підставі доповідної записки керівника відділу кадрів від 12.03.2025 № 45/к, наказую: 1. Призначити… 2. Контроль за виконанням наказу покласти на…”.
Заява: “Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 10.06.2025 по 03.07.2025 включно”.
Супровідний лист: “Надсилаємо на Вашу адресу копії звітної документації за І квартал 2025 року згідно з умовами договору № 82 від 10.01.2025”.
Акт: “Складено цей акт 28 березня 2025 року комісією у складі: … У результаті перевірки встановлено наступне…”.
Довідка: “Довідка видана Петрову Івану Васильовичу в тому, що він дійсно працює в ТОВ “Альфа” на посаді інженера з 15.02.2022″.
Автобіографія: “Я, Коваль Андрій Миколайович, народився 2 березня 2001 року в місті Полтава…”.
Резюме (витяг): “Освіта: Національний університет біоресурсів і природокористування України, 2018–2022. Спеціальність: екологія”

Роль кліше в забезпеченні однаковості, зрозумілості та нормативності

Офіційні документи повинні бути:

юридично однозначними (щоб уникнути правових помилок);
структуровано зрозумілими (для швидкого опрацювання);
нормативно-уніфікованими (для збереження стандартів документообігу).

Мовні кліше:

спрощують складання документів – не потрібно щоразу створювати нові формулювання;
полегшують сприйняття – працівники знають, що саме означає кожна конструкція;
мінімізують ризик неправильного трактування – важливо у сфері юриспруденції, адміністрації, освіти;
підвищують юридичну силу документа – стандарти підкріплені законами, інструкціями та нормативними актами.

Приклад: фраза “У зв’язку із виробничою необхідністю” є усталеною причиною для зміни графіку чи умов праці. Її формулювання виключає двозначність.

Порівняння: кліше vs. вільне мовлення

Ознака	Мовні кліше	Вільне мовлення
Стиль	Формальний, офіційний	Індивідуальний, розмовний
Однозначність	Висока	Часто з елементами двозначності
Вплив на юридичну силу	Забезпечує нормативність	Може бути визнане неналежним формулюванням
Зрозумілість	Висока для підготовленого читача	Потребує інтерпретації
Приклад	«У разі невиконання умов договору…»	«Якщо ви не дотримаєтесь домовленостей…»
Доцільність	У документах, офіційних листах, звітах	У неформальному спілкуванні, блогах

Практика використання кліше – це не ознака шаблонності, а гарантія точності, грамотності й ефективної ділової комунікації.

Уміле застосування кліше – професійна навичка, що дозволяє уникнути помилок і економити час.

Практичні поради:

Створіть власний міні-словник кліше для кожного типу документа.
Не вживайте кліше без розуміння їх змісту: перевіряйте значення, контекст, відповідність ситуації.
Працюйте з шаблонами, затвердженими у вашій установі або галузі.
Перед подачею документа – перечитайте текст, щоб виявити невиправдану повторюваність чи клішовану надмірність.
Користуйтеся нормативними збірниками: “Українське ділове мовлення”, “Зразки документів”, “ДСТУ 4163:2020”.

Управління словом – це інструмент впливу, довіри та професіоналізму.

У діловій комунікації саме мовне кліше – ваш гарант чіткості, юридичної сили та культури мовлення.

Вимоги до складання офіційно-ділових текстів

Офіційно-діловий текст виконує юридично значущу, регулятивну, інформаційну або організаційну функцію.

Його ефективність залежить від точності змісту, логіки побудови, дотримання формату, мовних норм і правильного оформлення.

Структура тексту

Будь-який офіційно-діловий текст повинен мати чітку логічну структуру:

1. Вступ (вступна частина)

Формулює мету, підставу або привід для написання.

Наприклад:

“У зв’язку з…”;
“На підставі…2;
“Згідно з наказом…”.

2. Основна частина

Містить конкретну інформацію, факти, дії, пояснення або вимоги.

Речення мають бути чіткі, без двозначностей.

Використовуються стандартні мовні формули:

“Потрібно виконати…”;
“Пропонується розглянути…”;
“Зобов’язати відповідального…”.

3. Висновки (за потреби)

Фіксують наслідки, додаткові інструкції або очікувані дії:

“Про виконання повідомити до…”;
“Контроль покласти на…”.

4. Реквізити

Обов’язкові елементи: дата, підпис, посада, прізвище, номер документа, печатка (за потреби).

Правила оформлення

Заголовки

Короткі, інформативні, відображають суть документа.
Пишуться великими літерами без крапки в кінці: НАКАЗ, ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА, ЗАЯВА.
Не використовуються емоційні, художні чи метафоричні назви.

Дати

Формат: 01 березня 2025 року або 01.03.2025 – відповідно до контексту.
У діловому листуванні прийнятна цифрова форма.
Дата – обов’язковий реквізит усіх документів, пов’язаних із юридичними чи адміністративними діями.

Підписи

Включають повне прізвище, ініціали, посаду, іноді контактну інформацію.
Розташовуються в правому нижньому куті або згідно з шаблоном документа.
Електронні документи мають містити електронний цифровий підпис (ЕЦП), якщо документ має юридичну силу.

Реквізити

Номер документа;
Місце і дата складання;
Назва організації/установи;
Код за класифікатором (у стандартизованих документах);
Контактна інформація для зворотного зв’язку.

Етапи підготовки тексту

Формулювання мети – визначення, що саме документ повинен зафіксувати, дозволити або пояснити.
Підбір фактів та підстав – наявність нормативних актів, листів, наказів, які підтверджують правомірність документа.
Планування структури – логічне розміщення частин документа: вступ → фактаж → висновки.
Написання першого варіанту – мовою офіційного стилю, з використанням типових конструкцій.
Перевірка на відповідність вимогам – перевірка мови, оформлення, повноти, юридичної точності.
Уточнення та погодження – погодження з іншими особами/відділами (якщо потрібно).
Підписання та реєстрація – завершення підписом, штампами, реєстрацією у системі документообігу.

Часті помилки при складанні документів

Недостатня конкретність: загальні формулювання замість чітких дій (“вжити заходів” замість “провести інструктаж до 01.04.2025”).
Порушення структури: відсутність вступної або пояснювальної частини.
Граматичні й стилістичні помилки: зайві дієприслівники, просторіччя, неправильні відмінки.
Невідповідність формату: порушення шаблону (наприклад, відсутні реквізити, неправильний заголовок).
Зловживання пасивними конструкціями: обтяжують розуміння.
Порушення норм ділового етикету: відсутність формул ввічливості, некоректні звернення.
Суперечність між розділами тексту: висновки не відповідають викладеним даним.

Редагування і перевірка ділових текстів

Фактологічна перевірка – чи всі дані точні, актуальні, підтверджені.
Мовна редакція – вичитування на предмет помилок, тавтологій, стилістичних невідповідностей.
Перевірка логіки викладу – послідовність частин, логічні зв’язки між абзацами.
Оцінка термінології – чи є надмірна складність або нечіткість термінів.
Перевірка відповідності стандартам – державним вимогам, внутрішньому стилю установи, шаблонам документообігу.
Фінальна вичитка вголос – дозволяє виявити неузгодження, штучність побудови речень, невиправдану складність.

Практичні поради:

Завжди користуйтеся зразками та шаблонами з офіційних джерел;
Уникайте надмірного канцеляризму, якщо можна замінити лаконічним, зрозумілим формулюванням;
Кожен документ перевіряйте за контрольним списком: мета, факти, структура, мова, підпис, дата, реквізити;
Для складних документів використовуйте принцип “двох очей”: перевірка іншим працівником;
Ведіть перелік внутрішніх шаблонів для однакових документів (довідок, наказів, пояснень).

Взаємозв’язок офіційно-ділового стилю з іншими стилями

Відмінність від наукового стилю

Офіційно-діловий стиль орієнтований на регламентування, нормативність і адміністративну функцію.

Його мета – закріпити правовий факт або управлінське рішення у чіткій формі.

Науковий стиль, навпаки, зосереджений на поясненні, доведенні, аналізі.

Основна одиниця наукового тексту – аргумент, у діловому – формула чи інструкція.

Порівняння:

Офіційний: прошу надати відпустку з 1 по 14 серпня 2025 року.
Науковий: у межах дослідження проаналізовано вплив освітнього середовища на формування соціальної активності молоді.

Форма викладу:

Діловий: безособовий виклад, стандартизовані конструкції, чітка структура.
Науковий: логічна аргументація, категоріальна термінологія, умовиводи.

Практична порада: при переході з наукового тексту до ділового скорочуйте довгі речення, замінюйте логічні зв’язки директивними формулами: вважаємо за доцільне, необхідно надати, відповідно до.

Відмінність від публіцистичного та художнього стилів

Публіцистичний стиль апелює до емоцій і суспільної думки, художній – до уяви та естетики.

Офіційно-діловий стиль усуває емоційне забарвлення повністю: тут немає авторської оцінки, вигадки чи художніх образів.

У ньому не місце риторичним запитанням, метафорам, епітетам.

Порівняння:

Художній: лист впав у скриньку, мов осінній листок у калюжу мовчання.
Діловий: лист зареєстровано 28 березня 2025 року за № 312/А.

Ризики при змішуванні стилів:

У діловому тексті емоційне забарвлення знижує рівень довіри й може викликати юридичні непорозуміння.
Наприклад, фраза “дуже прошу поставитися з розумінням” – недоречна в офіційному листі, бо не має правової сили.

Використання елементів офіційного стилю в інших стилях

Елементи офіційно-ділового стилю активно використовуються в медіа, блогах, рекламі, особливо коли йдеться про інформування, правила, публічну відповідальність.

Приклади:

ЗМІ: “Відповідно до постанови Кабміну №123, з 1 квітня тарифи змінюються.” – типова формула законодавчого походження.
Блоги: інфлюенсери, які розбирають закони чи держпослуги, часто цитують документи в діловому стилі, але пояснюють їх у публіцистичному.
Реклама: “Пропозиція дійсна з 01.04.2025 по 15.04.2025 згідно з умовами акції.” – конструкція, запозичена з юридичних документів.

Інсайт: використання кліше офіційного стилю в немовному середовищі підсилює довіру, авторитет і юридичну захищеність повідомлення.

Практичне значення вивчення офіційно-ділового стилю

Для здобувачів позашкільної освіти

Знайомство з діловим стилем формує мовну дисципліну, логіку мислення, вміння оформлювати власну діяльність.

Це – основа для участі у конкурсах, написанні проєктів, звернень, складанні резюме.

Приклад: вихованець, який пише “Прошу зарахувати мене до гуртка “Стендове моделювання” з 01.09.2025”, уже опановує мовні форми, затребувані у професійному житті.

Рекомендація: вводити ділові шаблони (заява, характеристика, опис події) у практику гуртків гуманітарного або соціально-громадянського напрямів.

Для державних службовців

Офіційно-діловий стиль – ключовий інструмент професійної комунікації службовця.

Від чіткості документа залежить правова сила рішення, швидкість його реалізації, рівень відповідальності.

Виклики:

Невміння оформити документ відповідно до вимог ДСТУ;
Надлишок розмовної мови в офіційній переписці.

Рекомендації:

Використовувати шаблони й регламенти (накази, службові записки, протоколи);
Уникати прикметників-оцінок («важливий», «цікавий»), замінюючи їх фактами.

Для підприємців і бізнесменів

Договір, комерційна пропозиція, претензія, офіційний лист – це документи, що створюють імідж і регулюють відповідальність.

Помилки в них – юридичні ризики, іміджеві втрати.

Приклад: некоректне формулювання “постачання товару за бажанням покупця” замість “у строки, погоджені сторонами, але не пізніше 10 робочих днів з моменту оплати” – це основа для судового спору.

Практична порада: укладаючи документ, завжди перевіряти його на:

юридичну визначеність;
логічну послідовність;
відповідність шаблонам ділового стилю.

Для юристів і правознавців

Офіційно-діловий стиль – основа правового мовлення.

Закони, рішення судів, договори, скарги повинні бути не лише юридично коректними, а й мовно точними.

Нечітке формулювання норми може стати причиною її неоднозначного тлумачення.

Ключові вимоги:

уникнення емоційних оцінок;
юридична термінологічна точність;
структурованість.

Інсайт: мова права – це не про красномовність, а про незмінність змісту при будь-якому прочитанні.

Для пересічних громадян

Знання основ ділового стилю допомагає ефективно взаємодіяти з органами влади, захищати свої права, отримувати послуги.

Уміння правильно написати заяву, скаргу чи запит економить час і зменшує ймовірність відмови.

Поширені помилки:

розмитість прохання (“Хотілося б, щоб розглянули…”);
відсутність конкретних дат, підстав, вимог;
надлишок емоцій.

Правильний приклад:

Прошу надати інформацію щодо рішення сесії Яготинської міської ради від 15.02.2025 № 215 відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації”. Контактний e-mail:…

Рекомендація: зберігати шаблони заяв, скарг, запитів на особистому Google-диску чи в нотатках – це пришвидшує реагування в критичній ситуації.

Приклади

Приклад наказу

Заголовок:

НАКАЗ
від 28.03.2025 № 42
м. Київ

Про проведення інструктажу з охорони праці

На виконання вимог Закону України “Про охорону праці”, з метою забезпечення безпеки працівників при виконанні посадових обов’язків,

НАКАЗУЮ:

Провести первинний інструктаж з охорони праці для новоприйнятих працівників 29.03.2025;
Призначити відповідальною за проведення інструктажу інженера з охорони праці Іваненка О. С;
Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з адміністративної роботи Петрова І. М.

Директор ___________________ /О. М. Лисенко/

Особливості:

– Структура: заголовок, дата, місце, вступ, пункти розпорядження, підпис;
– Вживання формул: “НАКАЗУЮ”, нумеровані пункти, відповідальність і терміни;
– Тон офіційний, беземоційний, чіткий.

Приклад заяви

Заява

Я, Гончаренко Ірина Олександрівна, прошу надати мені щорічну основну відпустку з 15 квітня по 28 квітня 2025 року тривалістю 14 календарних днів.

28 березня 2025 року
Підпис ___________

Особливості:

– Короткий, лаконічний текст;
– Персональні дані, дата, підпис – обов’язкові;
– Стандартна форма для кадрових справ.

Приклад ділового листа

ТОВ “Формула Сервіс“
вул. Липинського, 12, м. Київ, 04116
тел.: (044) 123-45-67
e-mail: [email protected]

28 березня 2025 року № 77/04
ТОВ “ТехноТрейд”
вул. Героїв, 22
м. Львів, 79018

Щодо співпраці з постачання обладнання

Шановні партнери!

ТОВ “Формула Сервіс” зацікавлене у співпраці з вашою компанією щодо постачання промислового обладнання. Просимо надіслати комерційну пропозицію, умови постачання, строки оплати та гарантії.
Контактна особа – менеджер проєкту Коваленко Ігор, тел. (097) 456-78-90.

З повагою,
Директор _____________ /О. Ю. Бондар/

Особливості:

– Установчі реквізити зверху;
– Предмет листа – у заголовку;
– Чітко сформульований запит;
– Ввічливість і конкретика.

Приклад резюме

ПІБ: Петренко Наталія Олегівна
Дата народження: 12.08.1994
Контакти:
тел. (067) 888-77-66
e-mail: [email protected]

Мета: отримати посаду менеджера з логістики

Освіта: КНЕУ ім. Вадима Гетьмана (2011-2016), спеціальність – логістика, магістр

Досвід роботи:

ТОВ “ЛогістикПро”, менеджер (2018-2025)
– Планування маршрутів, контроль доставок;
– Оптимізація логістичних витрат.

Навички:

– Знання 1С, SAP;
– Англійська – B2;
– Комунікабельність, аналітичне мислення

Особливості:

– Структурованість, орієнтація на факти;
– Мета – конкретна;
– Навички – релевантні посаді.

Приклад протоколу

Протокол № 2
засідання педагогічної ради
м. Яготин, 26 березня 2025 року

Присутні: 15 осіб
Головував: директор БДЮТ – Іващенко П. Г.
Секретар: Семенюк Н. В.

Порядок денний:

Затвердження плану роботи на ІІ семестр;
Обговорення підготовки до фестивалю “Таланти без меж”.

Слухали:

Методистка Сидоренко Л. О. ознайомила з проєктом плану.
Вирішили:
– Затвердити план одноголосно.
Керівник гуртка Пилипенко В. В. запропонував організувати репетиції з 01.04.
Вирішили:
– Схвалити пропозицію.

Голова ради ___________ /П. Г. Іващенко/
Секретар _____________ /Н. В. Семенюк/

Особливості:

– Фіксація ходу й результатів засідання;
– Структурованість: “Слухали – Вирішили”;
– Обов’язкові реквізити: дата, місце, підписи.

Коментар до прикладів

Тип документа	Основна структура	Мовні засоби	Особливості
Наказ	Заголовок, текст наказу, підпис	Офіційність, дієслова у наказовій формі	Обов’язкові реквізити, чіткі формулювання
Заява	Зміст, дата, підпис	Лаконізм, перша особа однини	Стандартний шаблон
Діловий лист	Реквізити, звернення, зміст, підпис	Ввічливість, конструктивність	Чітка мета, контактні дані
Резюме	Розділи: освіта, досвід, навички	Стислість, фактологічність	Орієнтація на професійну придатність
Протокол	Порядок денний, обговорення, рішення	Беземоційність, фактологічність	Опис прийнятих рішень

Поради з формування навичок офіційно-ділового мовлення

Як навчитися писати документи правильно

Вивчайте стандарти: опрацюйте ДСТУ 4163:2020, вимоги до оформлення документів;
Аналізуйте зразки: переглядайте реальні документи, вивчайте їхню структуру та стиль;
Пишіть часто: практика — ключ до навички. Почніть із коротких заяв, поступово переходьте до складніших форм;
Редагуйте: перечитуйте написане, перевіряйте на відповідність стандартам і стилю;
Звертайтесь до фахівців: консультуйтесь із діловодами, юристами або викладачами української мови.

Джерела для самостійного навчання

Офіційні документи: сайти Верховної Ради, МОН, МЮ;
Навчальні посібники: “Українське ділове мовлення” (О. Пономарів), “Ділова українська мова” (М. Стельмах);
Підручники для ВНЗ з практики мовлення;
Курси: Prometheus, EdEra, Coursera (україномовні та англомовні з перекладом);
Youtube-канали: “Мова – ДНК нації”, “СловОпис”.

Тренування через вправи

Перепишіть художній текст в офіційно-діловому стилі;
Складіть заяву, наказ, лист за заданою ситуацією;
Проаналізуйте 3 документи: знайдіть сильні й слабкі сторони;
Працюйте з кліше: заповнюйте пропуски у шаблонах;
Практикуйтесь в онлайн-симуляторах (наприклад, на сайтах підготовки до ЗНО).

Висновки

Офіційно-діловий стиль – це ключовий інструмент формального спілкування, що забезпечує правову, адміністративну та організаційну взаємодію у суспільстві.

Він виконує функцію нормативної комунікації в державних, освітніх, юридичних, дипломатичних і бізнесових структурах.

Його головна мета – забезпечення чіткості, однозначності та правової чинності інформації.

В основі стилю – стандартизованість, об’єктивність, точність, логічність та емоційна нейтральність.

Ці ознаки дозволяють уникнути подвійного трактування, забезпечують ефективну ділову взаємодію та юридичну відповідальність сторін.

Кожен документ – це не просто текст, а інструмент ухвалення рішень, фіксації фактів, передачі доручень або підтвердження домовленостей.

Недостатній рівень володіння офіційно-діловим стилем призводить до помилок у документах, непорозумінь, затягування розгляду звернень, юридичних наслідків.

Навпаки, грамотне використання цього стилю підвищує особисту та професійну ефективність, спрощує робочі процеси, формує позитивний імідж установи чи особи.

Підкреслення важливості офіційно-ділового стилю в сучасній комунікації

У держслужбі – правильність документів впливає на законність рішень, витрати бюджету, долю громадянських звернень;
У бізнесі – ділові листи, договори, комерційні пропозиції – основа партнерств, репутації й безпеки угод;
У юриспруденції – юридична точність стилю визначає легітимність дій, рішень, правовий статус;
У міжнародному спілкуванні – дипломатичні документи базуються на формі, яка виключає двозначність і демонструє повагу до контрагентів;
В освіті – оволодіння стилем формує мовну компетентність, готує до реального життя та професійної комунікації.

Мовна грамотність і культура ділового мовлення – це не тільки вимога стандарту, а конкурентна перевага в освіті, кар’єрі, державному управлінні.

Людина, яка вміє правильно оформити документ, написати звернення чи скласти офіційний лист, демонструє професіоналізм, повагу до адресата і здатність відповідати на виклики сучасності.

Заклик до культури мовлення в публічній і професійній сферах

Офіційно-діловий стиль варто вивчати не з примусу, а як практичний інструмент управління реальністю.

Висока мовна культура – це частина професійної етики, свідчення внутрішньої організованості й поваги до правових норм.

Усім, хто працює з документами, потрібно:

дотримуватися мовних стандартів;
перевіряти юридичну коректність текстів;
уникати штампів без змісту;
постійно вдосконалювати навички ділового письма.

Це не лише про грамотність – це про ефективну взаємодію, довіру, відповідальність.

Додатки

Список термінів і кліше

Типові ділові формули:

Повідомляємо, що…;
Відповідно до чинного законодавства…;
На підставі поданих документів…;
Звертаємо Вашу увагу…;
Просимо надати…;
З повагою / З найкращими побажаннями.

Ключові терміни:

Реквізити документа;
Адресат;
Ініціатор;
Розпорядча частина;
Підписант;
Посвідчувальний напис;
Штамп / Печатка;
Нумерація справ.

Таблиця структур ділових документів

Тип документа	Основні елементи
Наказ	Назва, номер, дата, заголовок, констатуюча і розпорядча частини, підпис
Заява	Назва, до кого звертається, текст прохання, дата, підпис
Договір	Сторони, предмет, зобов’язання, відповідальність, строки, підписи
Лист	Дата, адресат, звертання, суть, висновок, підпис
Довідка	Назва, зміст (що підтверджується), дата, підпис, печатка
Протокол	Назва, дата, місце, присутні, порядок денний, зміст обговорення, підписи

Нормативно-правові акти

Закон України “Про звернення громадян“;
Наказ Міністерства юстиції №1000/5 від 18.06.2015 – “Про затвердження Правил організації діловодства”;
Указ Президента України “Про електронне урядування“;
ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації“.